導入自動化評估方式
一、自動化評估四大指標
自動化發的四大指標是用來評估工作流程是否適合自動化的關鍵標準，分別是：數位程度、規則程度、穩定度和重複度。以下逐一說明每個指標的定義、評估方式和重要性：
1. 數位程度
- 定義：工作資料是否已數位化？
- 評估方式：
- 如果資料已數位化，可以繼續評估下一個指標。
- 如果資料未數位化，需先將紙本資料轉為數位格式。
- 重要性：自動化必須建立在數位化的基礎上，因為自動化工具無法直接處理紙本資料。
2. 規則程度
- 定義：工作內容是否有具體的規則和流程，可以立即明確寫出標準作業程序（SOP）？
- 評估方式：
- 如果有明確的規則和流程，可以繼續評估下一個指標。
- 如果沒有，需將工作內容分類，思考如何創造可重複的SOP。
- 重要性：自動化最適合應用於高度規則化的流程，這類流程可以被精確地編程和執行。
3. 穩定度
- 定義：工作所需的資料是否數位化？同時評估數位資料、數位工具介面和流程的穩定度。
- 評估方式：
- 確認資料是否已數位化。
- 檢查數位工具介面是否穩定。
- 判斷流程是否經常變動。
- 重要性：穩定度高的流程更適合自動化，因為頻繁的變動會增加維護成本和複雜性。
4. 重複度
- 定義：工作流程的使用頻率如何？（重複程度越高，表示越常使用）
- 評估方式：
- 評估流程的重複使用頻率。
- 重要性：重複度高的流程更適合自動化，因為它們能帶來更高的時間節省和效益。
二、根據單位寫下工作流程，許願想要自動化的流程
在選擇想要自動化的流程時，可以按照以下步驟進行：
1. 思考“不想做”的流程
- 原則：自動化應針對“會做”但“不想做”的繁瑣或重複性高的工作。
- 行動：列出3-5個你認為繁瑣、不想手動執行的流程。
2. 使用IPO框架分析
- Input（輸入）：流程的資料來源，例如：
- 登入網頁、應用程式、ERP系統、PDF、Word、Excel等。
- Process（處理過程）：資料處理的方式，例如：
- 抓取資料、輸入資料、運算、分析、比對等。
- Output（輸出）：處理後的結果，例如：
- 資訊互動、發送提醒、異常示警等。
三、三大面向評估與梳理流程
在挑選適合自動化的流程時，需從 可行性、效益分析 和 複雜度 三個面向進行評估：
1. 可行性
- 評估標準：
- 資料是否數位化。
- 流程是否需要人為判斷。
- 使用系統是否穩定。
- 評分方式：
- 每項給予0~10分，總分需超過9分。
- 若低於9分，需提升數位化程度或優化系統。
- 例子：
- 需要面對面談話的績效評估流程，因涉及人為判斷，不適合自動化。
2. 效益分析
- FTE（全職人力工時）：
-
FTE是用來衡量人力資源投入的單位，計算公式如下：
$$ {FTE} = \frac{\text{頻率} \times \text{資料筆數} \times \text{每筆資料處理時間 (分鐘)}}{60 \times 8 \times 260} $$
- 頻率單位換算：每天=260；每周=52；每月=12；每年=1。
- 分母：60（分鐘/小時）× 8（小時/天）× 260（天/年），為一年總工作分鐘數。
-
- FTE數值解釋：
- FTE = 1：全部工時都在處理此工作。
- FTE = 0.5：一半工時在處理此工作。
- FTE ≥ 0.1：此工作佔據較高人力（約十分之一）。
- 效益評估：
- FTE越高，自動化的效益越大。
3. 複雜度
- 評估標準：
- 流程橫跨的應用程式和瀏覽器數量。
- 重要性：
- 複雜度低的流程應優先開發，因其實現和維護成本較低。
總結評估效益
| 複雜度 \ 效益 | 低效益 | 高效益 |
|---|---|---|
| 高複雜度 | 長期改善 | 必做改善 |
| 低複雜度 | 容易實現 | 快速獲勝 |
具體例子：員工加班申請流程
假設一家公司的人力資源部門需要處理員工的加班申請，以下是根據四大指標和三大面向進行的評估：
四大指標評估
- 數位程度：
- 評估：加班申請透過線上系統提交，資料已數位化。
- 結果：數位程度高。
- 規則程度：
- 評估：有明確的加班審核標準（如時數上限、流程SOP）。
- 結果：規則程度高。
- 穩定度：
- 評估：系統穩定，加班政策一年內無重大變動。
- 結果：穩定度高。
- 重複度：
- 評估：每月需處理大量加班申請。
- 結果：重複度高。
三大面向評估
- 可行性：
- 資料數位化：10分。
- 無需人為判斷（假設標準明確）：10分。
- 系統穩定：10分。
- 總分：30分（遠高於9分）。
- 效益分析：
- 假設每月處理100筆申請，每筆10分鐘。
- 頻率：每月=12。
- FTE = (12 × 100 × 10) / (60 × 8 × 260) ≈ 0.096（接近0.1，效益中等）。
- 複雜度：
- 僅涉及一個線上系統，複雜度低。
總結
透過數位程度、規則程度、穩定度和重複度這四大指標，可以系統地判斷工作流程是否適合自動化。結合可行性、效益分析和複雜度的評估，能進一步篩選出最具價值的自動化項目。希望這些整理和例子能幫助你更清楚地應用這些概念！